Hiện nay, các tổ chức được phép hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng. Bài viết sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình, mức phí công chứng và chỉ cách tìm được văn phòng công chứng gần nhất.
1. Giới Thiệu Về Văn Phòng Công Chứng
Nếu như trước đây, người dân chỉ có thể thực hiện công chứng tại phòng công chứng thì nay có thể tiến hành tại văn phòng công chứng.
Văn Phòng Công Chứng Là Gì?
Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng hợp danh thay thế nhà nước với chức năng chứng nhận tính xác thực của các loại giấy tờ, hợp đồng, giao dịch.
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng 2014 và các quy phạm khác liên quan.
Những đặc điểm cơ bản của một văn phòng công chứng được quy định cụ thể tại Điều 22 Luật công chứng:
- Mỗi văn phòng công chứng phải đảm bảo có ít nhất từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên.
- Không có thành viên góp vốn.
- Trụ sở văn phòng cần phải có địa chỉ cụ thể, có nơi để công chứng viên và người lao động làm việc, đồng thời có nơi để đón tiếp, làm việc với người cần công chứng cũng như khu vực lưu trữ hồ sơ.
- Tên trụ sở cũng phải đảm bảo 2 phần là “Văn phòng công chứng” Tên trưởng văn phòng công chứng hoặc một công chứng viên hợp danh theo thỏa thuận với các công chứng viên hợp danh khác.
- Mỗi văn phòng công chứng sẽ có con dấu và tài khoản riêng, được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép hoạt động.
- Mỗi văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, nguồn thu sẽ đến từ các hoạt động như phí công chứng, thù lao công chứng và những nguồn hợp pháp khác.
Chức Năng Của Văn Phòng Công Chứng
Văn phòng công chứng có đầy đủ chức năng của một tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:
- Chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng giao dịch dân sự ở dạng văn bản hoặc các giấy tờ khác.
- Chứng nhận tính xác thực và hợp pháp không trái đạo đức của các văn bản dịch.
- Đảm bảo sự an toàn của các bên tham gia khi thực hiện ký kết hợp đồng hoặc những giao dịch khác.
Các loại giấy tờ, hợp đồng giao dịch dân sự có thể thuộc nhóm bắt buộc hoặc theo yêu cầu tự nguyên của cá nhân, tổ chức.
Sự ra đời của các văn phòng công chứng đã giúp giải quyết tình trạng quá tải tại những cơ quan Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công chứng, giúp các cá nhân, tổ chức thực hiện những giao dịch dân sự một cách thuận lợi, đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia.
Bên cạnh đó, các văn phòng công chứng còn đóng vai trò quan trọng đối với việc đẩy mạnh quá trình pháp chế và phát huy tối đa các nguồn lực pháp chế trong xã hội.
2. Phân Biệt Giữa Văn Phòng Công Chứng Và Phòng Công Chứng Nhà Nước
Văn phòng công chứng và phòng công chứng Nhà nước đều là tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, 2 tổ chức này có những đặc điểm khác nhau như sau:
| Tiêu chí so sánh | Văn phòng công chứng | Phòng công chứng nhà nước |
| Nguyên tắc thành lập | Việc thành lập không bị hạn chế. Nếu phát triển ở những khu vực có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn thì văn phòng công chứng sẽ được hưởng nhiều chính sách ưu đãi. | Chỉ được thành lập cơ sở mới trên địa bàn chưa có điều kiện để xây dựng và phát triển văn phòng công chứng. |
| Căn cứ thành lập | Thành lập theo nhu cầu cá nhân, chỉ cần đảm bảo có tối thiểu 2 công chứng viên hợp danh trở lên và thực hiện theo các quy định của Luật Công chứng 2014 và các luật khác có liên quan. | Thành lập theo quyết định của UBND cấp tỉnh dựa trên nhu cầu địa phương. |
| Địa vị pháp lý | Là tổ chức hoạt động theo hình thức doanh nghiệp, công ty hợp danh theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014. | Là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp. |
| Cơ cấu | Đại diện là trưởng văn phòng là công chứng viên hợp danh đã hành nghề công chứng từ 2 năm trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. | Đại diện là trưởng phòng do UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức. Phòng công chứng sẽ bao gồm công chứng, viên chức được hưởng các chế độ và lương theo đơn vị sự nghiệp công lập. |
| Tên gọi | Gồm “Văn phòng công chứng” Họ tên trưởng phòng hoặc một công chứng viên hợp danh theo thỏa thuận của các công chứng viên hợp danh khác. | Gồm “Phòng công chứng” Số thứ tự thành lập, tên của tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. |
3. Làm Sao Để Tìm Văn Phòng Công Chứng Gần Nhất
Nếu bạn chưa biết làm thế nào để tìm văn phòng công chứng gần nhất, quanh khu vực mình đang sinh sống thì có thể tham khảo những cách sau:
- Sử dụng công cụ tìm kiếm trực tuyến như: Google maps, các trang web tra cứu. Bạn có thể gõ các từ khóa như: “văn phòng công chứng gần đây” hoặc “văn phòng công chứng gần đây nhất” hay “văn phòng công chứng Nơi bạn sinh sống” trên thanh tìm kiếm và chờ đợi kết quả trả về.
- Bạn cũng có thể hỏi địa chỉ các tổ chức công chứng từ cơ quan chính quyền hoặc những người dân sinh sống lâu năm tại địa phương.
4. Quy Trình Và Mức Phí Công Chứng Tại Văn Phòng Công Chứng
Sau đây là quy trình cũng như phí công chứng khi thực hiện tại văn phòng công chứng.
Các Dịch Vụ Chính
Hiện nay, hầu hết các văn phòng công chứng cung cấp các dịch vụ bao gồm:
- Công chứng các hợp đồng, giao dịch như bất động sản, uy quyền, thế chấp, thừa kế,…
- Soạn thảo hợp đồng, giao dịch và tư vấn pháp luật để đảm bảo tính pháp lý.
- Chứng thực bản sao dịch thuật tiếng việt và tiếng nước ngoài.
- Lưu trữ di chúc và các giấy tờ liên quan.
Thủ Tục, Quy Trình Khi Đi Công Chứng
Người yêu cầu công chứng trước hết phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, hợp đồng cần phải công chứng gồm phiếu yêu cầu công chứng, hợp đồng (nếu có), giấy tờ tùy thân hoặc các loại giấy tờ khác. Trường hợp công chứng giấy tờ là bản sao thì phải xuất trình bản gốc với công chứng viên để kiểm tra, xác minh.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quy trình công chứng sẽ diễn ra như sau:
- Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại văn phòng công chứng địa phương.
- Công chứng viên sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra giấy tờ cần công chứng.
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chứng viên sẽ tiến hành thụ lý, ghi chép sổ sách và đưa phiếu hẹn cho người yêu cầu công chứng.
- Nếu hồ sơ chưa đủ, công chứng viên sẽ hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ theo quy định pháp luật từ công chứng viên sẽ từ chối tiếp nhận và nêu rõ lý do từ chối.
- Trường hợp công chứng hợp đồng thì cần tiến hành soạn thảo, nếu đã có văn bản soạn thảo sẵn thì xem xét kiểm tra tính pháp lý. Nếu hợp đồng phù hợp thì tiến hành đánh máy phần lời chứng.
- Ký chứng nhận hợp đồng hoặc các loại giấy tờ công chứng và chuyển cho bộ phận thu phí.
- Người yêu cầu công chứng cần thực hiện đóng phí theo yêu cầu của văn phòng công chứng và nhận lại hồ sơ.
Phí Công Chứng, Chứng Thực Hiện Nay
Cách tính mức phí công chứng được quy định tại Điều 4 Thông tư 257/2016/ TT-BTC sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 111/2017/TT-BTC, cụ thể như sau:
Cách tính mức phí công chứng các hợp đồng, giao dịch:
| Loại hợp đồng cần công chứng | Cách tính |
| Hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất | Tính trên giá trị quyền sử dụng đất |
| Hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất bao gồm nhà ở, công trình xây dựng trên đất | Tính trên tổng giá trị quyền sử dụng đất và giá trị tài sản gắn liền với đất, giá trị nhà ở, công trình xây dựng trên đất |
| Hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tài sản khác | Tính trên giá trị tài sản |
| Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản | Tính trên giá trị di sản |
| Hợp đồng vay tiền | Tính trên giá trị khoản vay |
| Hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản | Tính trên giá trị tài sản; trường hợp trong hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản có ghi giá trị khoản vay thì tính trên giá trị khoản vay |
| Hợp đồng kinh tế thương mại, đầu tư, kinh doanh | Tính trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch |
Mức phí công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê nhà ở, thuê, thuê lại tài sản:
| Giá trị tài sản hay hợp đồng, giao dịch | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| Dưới 50 triệu đồng | 40.000 |
| Từ 50 – 100 triệu đồng | 80.000 |
| Từ trên 100 triệu đến 01 tỷ đồng | 0,08% giá trị tài sản hoặc hợp đồng, giao dịch |
| Từ trên 01 – 03 tỷ đồng | 800 nghìn đồng 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng |
| Từ trên 03 – 05 tỷ đồng | 02 triệu đồng 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng |
| Từ trên 05 – 10 tỷ đồng | 03 triệu đồng 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng |
| Trên 10 tỷ đồng | 05 triệu đồng 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng (mức thu tối đa là 8 triệu đồng/trường hợp) |
Mức phí công chứng hợp đồng mua bán tài sản đầu giá:
| Giá trị tài sản | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| Dưới 5 tỷ đồng | 90.000 |
| Từ 5 – 20 tỷ đồng | 270.000 |
| Trên 20 tỷ đồng | 450.000 |
Mức phí công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:
| Loại việc | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp | 40.000 |
| Công chứng hợp đồng bảo lãnh | 100.000 |
| Công chứng hợp đồng ủy quyền | 50.000 |
| Công chứng giấy ủy quyền | 20.000 |
| Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch | 40.000 |
| Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 25.000 |
| Công chứng di chúc | 50.000 |
| Công chứng văn bản từ chối nhận di sản | 20.000 |
| Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác | 40.000 |
Các phí công chứng khác:
- Mức thu phí lưu trữ di chúc: 100.000 đồng/trường hợp.
- Mức thu phí cấp bản sao văn bản công chứng: 5.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 trở lên mức phí là 3.000 đồng/trang, tối đa không quá 100.000 đồng/bản.
- Mức phí công chứng bản dịch: 10.000 đồng/trang với bản dịch thứ nhất, từ 2 bản dịch trở lên thì 5.000 đồng/trang đối với trang 1 và 2, từ trang thứ 3 trở lên là 3.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
- Mức phí công chứng bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang 1 và 2, từ trang thứ 3 trở lên 1.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
- Mức phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10.000 đồng/trường hợp.
Kể từ ngày 1/7/2024, ngoài phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng thì tổ chức công chứng còn có quyền thu thêm giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác theo quy định pháp luật.
5. Thủ Tục Mở Văn Phòng Công Chứng Tư Nhân
Với người dân có nhu cầu công chứng đã nắm được quy trình, mức phí và cách tìm văn phòng công chứng gần nhất. Còn với các tổ chức có nhu cầu mở văn phòng công chứng thì cần tìm hiểu những thông tin sau đây.
Hồ Sơ Đề Nghị Bổ Nhiệm Công Chứng Viên
Sau khi đã đảm bảo các điều kiện mở văn phòng công chứng, bạn cần làm hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên bao gồm:
- Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Bản sao bằng cử nhân, thạc sĩ hoặc tiến sĩ luật.
- Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật.
- Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương.
- Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan ý có thẩm quyền cấp.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn 10 ngày, Sở Tư pháp sẽ có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ. Nếu từ chối phái có văn bản nêu rõ lý do. Trong thời hạn 30 ngày, Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ xem xét, ra quyết định bổ nhiệm, nếu từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.
Thủ Tục Mở Văn Phòng Công Chứng
Để thành lập văn phòng công chứng tư nhân, bạn cần làm đơn đề nghị gửi UBND cấp tỉnh để xem xét, giải quyết. Trình tự, thủ tục như sau:
- Bước 1: Gửi hồ sơ đề nghị đến UBND cấp tỉnh gồm đơn đề nghị và đề án thành lập văn phòng công chứng cùng bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
- Bước 2: UBND cấp tỉnh xem xét và ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng trong thời hạn 20 ngày. Nếu từ chối cần có văn bản nêu rõ lý do.
- Bước 3: Trong thời hạn 90 ngày sau khi nhận quyết định thành lập, công chứng viên cần đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi văn phòng công chứng được cho phép thành lập.
- Bước 4: Trong thời hạn 10 ngày, Sở Tư pháp địa phương phải cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng công chứng, nếu từ chối phải có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.
6. Một Số Câu Hỏi Thường Gặp
Dưới đây là một số vấn đề liên quan đến công chứng mà bạn có thể tham khảo.
Văn Phòng Công Chứng Làm Việc Ngoài Giờ Hành Chính Không?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 33 Luật Công chứng 2014, các tổ chức hành nghề công chứng phải làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước, tức là từ thứ 2 đến hết thứ 6.
Thời gian làm việc này có thể điều chỉnh tùy theo đặc thù và yêu cầu của từng đơn vị, địa phương hoặc theo mùa, tuy nhiên phải đảm bảo làm việc đủ 8 tiếng/ngày và tuân theo quy định của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu của người dân, văn phòng công chứng có quyền cung cấp dịch vụ ngoài giờ, ngày làm việc của cơ quan hành chính. Điều này là tự nguyên hoặc theo quy định của từng cơ quan, không phải trường hợp bắt buộc.
Văn Phòng Công Chứng Làm Việc Đến Mấy Giờ?
Nhiều người dân muốn tìm hiểu thời gian làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng để tiện sắp xếp công việc. Vậy văn phòng công chứng làm việc từ mấy giờ đến mấy giờ?
Như đã nói, thông thường hầu hết các văn phòng công chứng làm việc theo giờ hành chính của cơ quan Nhà nước. Thời gian làm việc này có thể chênh lệch tùy theo từng cơ quan hoặc theo mùa.
Khung giờ hành chính phổ biến được áp dụng với hầu hết các cơ quan hiện nay là:
- Buổi sáng từ 7h30 đến 11h30.
- Buổi chiều từ 13h30 đến 17h30.
Văn Phòng Công Chứng Có Làm Việc Chủ Nhật Không?
Nhiều người cũng thắc mắc văn phòng công chứng có làm việc thứ 7 không hay làm việc vào chủ nhật không.
Ở trên đã đề cập, hiện nay nhiều văn phòng công chứng mở cửa hoạt động vào sáng thứ 7, còn buổi chiều và ngày chủ nhật thường sẽ nghỉ.
Văn Phòng Công Chứng Có Công Chứng Hồ Sơ Xin Việc Không?
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, văn phòng công chứng có thể thực hiện chứng thực hồ sơ xin việc theo yêu cầu của người công chứng.
Văn Phòng Công Chứng Có Công Chứng Sơ Yếu Lý Lịch Không?
Bạn có thể công chứng sơ yếu lý lịch tại các văn phòng công chứng địa phương. Công chứng viên sẽ ký chứng thực và đóng dấu của văn phòng công chứng.
Văn Phòng Công Chứng Có Dịch Thuật Không?
Văn phòng công chứng là đơn vị có chức năng chứng thực các loại giấy tờ, hợp đồng, giao dịch. Bên cạnh đó, cơ quan này còn nhận dịch thuật tài liệu thông qua công tác viên liên kết với họ.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến văn phòng công chứng mà bạn có thể tham khảo. Như vậy, nếu có nhu cầu công chứng giấy tờ, hợp đồng, giao dịch, bạn có thể lựa chọn văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng sao cho thuận tiện.
Linh Trần
CÙNG CHUYÊN MỤC
